第一条 为确保本会各项工作规范、高效、优质，依据《海南省博士协会章程》，制定本制度。

       第二条 秘书长是本会印章、文件管理的负责人，秘书处是印章、文件管理的责任部门，各部（室）依照本管理制度履行职责。

       第三条 秘书处行文使用 “琼博协字”。“琼博协字”适用于以协会名义发出的文件，包括上行文、对会员、会员单位等的正式文件，以及秘书处各部（室）具体业务工作文件和秘书处的内部事务管理文件等，该文号需加盖协会印章。 

       第四条 各类行文实行“谁起草谁校对的原则”。秘书处对文件负责审核，报秘书长批示签发，并负责文件的文号编发、承印工作。

       第五条 行文执行登记制度，由秘书处专人负责。

       第六条 各类文件行文需使用《海南省博士协会行文呈批表》，报秘书长阅批。

       第七条 各级单位的来文来函或网上下载的各类文件，由秘书处负责接收、登记、呈批和归档。

       第八条 每年协会或秘书处行文或收文应在当年底按时间顺序装订成册，标识后归档保存。

       第九条 协会印章的使用实行登记管理制度。

       第十条 秘书处负责印章的刻制、保管和使用记录，并设专人负责此项工作。

       第十一条 协会印章的使用，由本会秘书长审批。

       第十二条 协会财务专用章由本会主管会计负责保管，按有关财务管理的规定使用印章。

       第十三条 协会印章保管人员应当严格按规定使用印章，不得将印章带离本会办公场所。

       第十四条 本会授权委托书、介绍信、证明书等，经秘书长批准后开具，并留底备查。

       第十五条 本制度经理事会审议通过后生效，由理事会解释。